 1) La nostra attività
Siamo una software house specializzata nella produzione di software gestionali, e nella fornitura, attraverso un team altamente specializzato che fa capo alle nostre sedi di Roma e di Lucca, di tutti i servizi collegati (installazione, aggiornamenti, assistenza, consulenza, ecc.)
 2) Come provare gratis i nostri software
I nostri software sono tutti disponibili per il download in versione dimostrativa nel sito www.sarasoft.net - le versioni dimostrative danno modo di valutare l'uso e le funzionalità dei programmi, ma hanno delle limitazioni (principalmente nel numero di dati gestiti, e nella stampa, che viene mostrata solo in anteprima a video).
Non distribuiamo versioni trial dei software (completamente funzionanti ma a tempo limitato, cioè), nè spediamo cd o altri supporti con versioni dimostrative.
 3) Come fare un ordine
a) scegliete dal nostro sito www.sarasoft.net il software di vostro interesse e cliccate sull’icona “Ordina licenza” relativa compilando quindi il modulo con i dati richiesti ; in alternativa, inviateci un’email contenente i dati della attività cui dovrà essere intestata la licenza d’uso del software (nome o ragione sociale, indirizzo, città, codice fiscale e partita iva) insieme ai prodotti e servizi desiderati (licenze, aggiornamenti, ecc.).
b) vi risponderemo via email in giornata inviandovi le istruzioni per il pagamento ; accettiamo pagamenti a mezzo bonifico bancario, versamento su carta Postepay, o con carta di credito (tramite server sicuro PayPal) ; non sono accettate altre forme di pagamento, nè pagamenti postdatati o dilazionati. Il pagamento a mezzo carta di credito comporta un'addizionabile (non fatturabile) sul totale, del 4% per via dei costi legati al servizio.
Per il pagamento seguite le istruzioni contenute nell'email, la fornitura sarà effettuata nella stessa giornata in cui avremo ricevuto l'effettivo accredito del pagamento.
4) In cosa consiste e come avviene la fornitura
Il software viene fornito in formato elettronico (download) insieme alla fattura in pdf e ai codici per l'accesso al nostro server web per le attivazioni/aggiornamenti.
La licenza d'uso originale cartacea e nominativa viene spedita a stretto giro di posta.
Non è previsto l'invio di supporti fisici di memoria o di materiale a corredo di altro genere.
E' cura dell'utente creare e mantenere una copia dei file di installazione e relativi codici e istruzioni.
5) La Licenza d'Uso: dettagli
La licenza d'uso è un documento nominativo, numerato e non trasferibile con cui il produttore del software autorizza un cliente all'uso del proprio software. Si tratta dell'unico documento valido dal punto di vista formale e legale per dimostrare di stare utilizzando un software originale, e quindi non essere passibili di reati come ricettazione e pirateria.
Le licenze d'uso dei nostri software autorizzano l'installazione e l'uso contemporaneo del programma su n.2 pc, purchè sotto la stessa ragione sociale ; se uno o entrambi i pc in questione sono server di rete, a questi possono essere collegati, per l'uso del programma, senza bisogno di estensioni della licenza nè di installazioni aggiuntive del software, un numero (teoricamente) illimitato di client. Per ulteriori installazioni contemporanee alle prime due, e sempre sotto la stessa ragione sociale, sarà necessario invece acquistare una licenza d'uso aggiuntiva ; le licenze d'uso aggiuntive autorizzano ciascuna altre 2 installazioni del software, e allo stato attuale sono proposte col 30% di sconto rispetto al listino della licenza d'uso-base.
 6) Rilascio del codice di attivazione per il software
Una volta scaricato e installato il software, questi si avvia in modalità dimostrativa, con dei limiti su alcune funzionalità, ma può essere sbloccato con un codice di attivazione (le istruzioni precise sono a disposizione dei clienti licenziatari dei nostri software: per ottenerle contattateci via email indicando la vostra ragione sociale e numero di licenza d'uso).
 7) Rilascio di codici di attivazione oltre il 2' previsto per licenza e/o per i clienti non in manutenzione
I clienti che dovessero avere necessità di fare nuove installazioni avendo già utilizzato le due previste dalla licenza d'uso ovvero la cui manutenzione fosse scaduta e non fosse stata rinnovata, dovranno inviarci una richiesta formale su carta intestata, con timbro della società e firma del titolare o amministratore, dove indichino espressamente la ragione della richiesta, nome, edizione e numero di versione del programma per cui chiedono l'attivazione, e il numero di codice proposto dal programma nella finestra di registrazione. La richiesta potrà esserci inviata via email o fax. A nostra discrezione potremo anche richiedere anche l'invio di ulteriore documentazione, e la spedizione del tutto in originale a mezzo posta raccomandata.
I codici di attivazione verranno erogati nei termini e modalità indicate dalla licenza d'uso da noi rilasciata al cliente all'atto dell'acquisto.
Richieste con documentazione o dati parziali/errati/incompleti, o non corrispondenti all'intestazione originale della licenza d'uso non saranno prese in considerazione, e i codici di attivazione non erogati.
8) Il servizio di Manutenzione
Sui nostri software forniamo un servizio detto di Manutenzione, termine che comprende in sè quattro servizi differenti: aggiornamenti al software, personalizzazioni, consulenza e assistenza (vedi paragrafi successivi per dettagli).
L'acquisto di una licenza d'uso comprende 4 mesi di manutenzione gratuita. Di seguito la manutenzione viene fornita a fronte del pagamento di un canone annuale.
9) La manutenzione è obbligatoria?
La sottoscrizione della Manutenzione NON è obbligatoria: il programma può continuare ad essere utilizzato normalmente anche dopo la scadenza ; non pagando la manutenzione a scadenza, tuttavia, il cliente perde da quel momento la possibilità di usufruire di ogni nostro servizio (aggiornamenti, personalizzazioni, consulenza e assistenza in caso di necessità o emergenza, ecc.) ; resta garantita solo la fornitura dei codici di attivazione.
10) Per quanto tempo dopo la scadenza posso rinnovare la manutenzione?
La manutenzione è rinnovabile entro i 12 mesi successivi alla scadenza. Il rinnovo consiste nel pagamento della manutenzione computata dalla data originale di scadenza fino al 31/12 dell'anno in corso al momento del rinnovo.
Trascorso il termine di 12 mesi dalla scadenza, l'unico modo per tornare ad usufruire dei nostri servizi sarà l'acquisto di una nuova licenza d'uso del software.
N.B. aggiornando il software a distanza di tempo, per mancato rinnovo della manutenzione, senza dunque ricevere e installare tutte le uscite periodiche, non è detto che si possano utilizzare nel nuovo programma i dati di cui alla installazione precedente, poichè la struttura degli archivi cambia insieme alla evoluzione del software ; in questi casi offriamo la possibilità, dopo verifica tecnica, e a pagamento, di convertire/aggiornare gli archivi adeguandoli alla nuova versione.
11) Quanto costa rinnovare la manutenzione?
La manutenzione ha un costo annuale che varia a seconda dei software, costo che è indicato nella pagina di pertinenza di ciascun software, nella sezione modulo d'ordine.
Il costo complessivo al momento del rinnovo viene computato, anche in caso di sottoscrizione retroattiva e/o di aumenti di prezzo intervenuti nel frattempo, usando sempre e comunque il listino attuale, proporzionando il costo per 12 mesi al periodo per il quale la manutenzione viene acquistata.
E
' possibile sottoscrivere la manutenzione per periodi multipli di 12 mesi, oppure - ma solo nel corso dell'anno in cui si è acquistata la licenza d'uso del proprio software - per il periodo compreso tra la data della scadenza e il 31/12 dell'anno stesso.
12) Aggiornamenti al software
(servizio riservato ai clienti in manutenzione e con installata la release più recente del software)
I nostri software vengono aggiornati periodicamente, aggiungendo nuove funzionalità richieste dai clienti e da noi giudicate come utili alla maggior parte dell’utenza, implementando novità tecnologiche, e quando necessario ottimizzando le procedure esistenti e risolvendo eventuali problemi riscontrati negli aggiornamenti (release) precedenti.
Gli aggiornamenti vengono distribuiti esclusivamente via internet e si scaricano (è sufficiente una connessione con modem analogico) dal pc su cui è installato il gestionale tramite il modulo WebUpdate, usando la password da noi distribuita via email ai clienti in manutenzione in coincidenza con l'uscita di ogni aggiornamento.
13) Personalizzazioni al software
(servizio riservato ai clienti in manutenzione e con installata la release più recente del software)
I nostri clienti ci chiedono spesso modifiche al software per venire incontro a delle esigenze pratiche riscontrate durante il lavoro.
Se valutiamo che tali modifiche siano utili alla maggior parte dell'utenza del software, le teniamo in considerazione per una futura - e comunque non garantita - realizzazione ; se realizzate, verranno distribuite con le release successive del programma, e il cliente le riceverà se, al momento del rilascio, è in manutenzione. In alternativa il cliente può decidere di commissionarne una realizzazione rapida a pagamento, gli verrà fornito un preventivo a riguardo.
Se invece si tratta di personalizzazioni per esigenze specifiche del cliente, questi, dopo preventivo e pagamento, riceverà una release personalizzata del software ; tale release per ragioni tecniche non sarà più aggiornabile contestualmente al programma principale ; ulteriori modifiche sulla copia personalizzata, di qualunque natura, saranno comunque a pagamento.
14) Collegabilità con periferiche non supportate
(servizio riservato ai clienti in manutenzione e con installata la release più recente del software)
Un caso particolare di personalizzazione è quello per cui un cliente desideri far lavorare uno dei nostri software insieme ad un dispositivo (una stampante industriale, una stampante fiscale, un registratore di cassa, ecc.) che il software in sè non gestisce nativamente. In questo caso è necessario che noi sviluppiamo un modulo di comunicazione specifico col dispositivo stesso. Questo tipo di personalizzazione si intende in ogni caso a pagamento e sarà realizzata nei tempi necessari, e comunque dopo nostre verifiche tecniche e consenso, e a pagamento avvenuto. Contattateci per un preventivo indicando la marca/modello del dispositivo di vostro interesse.
15) Assistenza post-vendita
(servizio riservato ai clienti in manutenzione e con installata la release più recente del software)
Forniamo assistenza ai nostri clienti in manutenzione e in possesso della release più recente del programma con le seguenti modalità e costi:
Risposte a domande su specifiche funzionalità del software (consulenza): esclusivamente per email
Costo: gratuito
Recupero dei dati di archivi danneggiati o incompleti (*)
Costo: 75 €+IVA (pagamento anticipato, e a prescindere dall’esito finale del recupero dei dati)
Verifiche di anomalie di funzionamento del programma in certe situazioni e/o con gli archivi di un cliente (*)
Il cliente dovrà fornirci in modo preciso e dettagliato tutte le indicazioni necessarie per poter riprodurre il problema. Le condizioni dovranno essere ripetibili, vale a dire che eseguendo la STESSA sequenza di operazioni si dovrà manifestare SEMPRE il problema segnalato. Solo in questo modo sarà possibile effettuare le necessarie verifiche.
Costo: gratuito solo se dopo le verifiche viene stabilito che il problema è dovuto al programma ; variabile a seconda del tempo impiegato se il problema è legato a specifici problemi dei dati del cliente (ad esempio per archivi incongrui) - in quest'ultimo caso il pagamento è posticipato rispetto alla verifica, e la soluzione verrà fornita al cliente a pagamento ricevuto.
Reimpostazione della password di accesso al programma dell'utente Supervisore (*)
Costo: 50 €+IVA
(*) esecuzione del servizio e relativa fatturazione sono a cura esclusivamente delle nostre sedi di Roma e di Lucca
 16) Assistenza/consulenza telefonica
(servizio riservato ai clienti in manutenzione e con installata la release più recente del software)
L'assistenza telefonica è un servizio opzionale e a pagamento, e viene fornita dalla nostra sede di Roma, cui potete rivolgervi direttamente per ulteriori informazioni su modalità e costi:
Tel. 06.97840901 / cell. 328.9764653 / email info@gfservices.it
 17) Fornitura e Sospensione della manutenzione
I servizi della manutenzione vengono forniti nei giorni feriali ; servizi richiesti e forniti come "urgenti" in giorni prefestivi o festivi sono soggetti a tariffa professionale e a parcellazione separata.
La manutenzione può essere temporaneamente sospesa da parte nostra ad un cliente qualora questi si sia reso responsabile, a qualunque titolo, di corrispettivi impagati o di irregolarità fiscali, come la mancata fornitura delle certificazioni annuali di versamento delle ritenute d'acconto. Una volta saldati i corrispettivi e/o risolte le irregolarità, i servizi di manutenzione riprenderanno regolarmente. La sospensione e la ripresa della manutenzione non modificano in nessun caso la data di scadenza della stessa.
18) Differenza tra upgrade e aggiornamento
Alcuni nostri programmi vengono venduti in edizioni differenti (ad esempio Light, Full, Deluxe) con caratteristiche e prezzi differenti in modo da adattarsi alle esigenze di diverse tipologie di clienti.
Per "upgrade" si intende il passaggio da una edizione inferiore ad una superiore del software di cui si è licenziatari.
E' possibile in qualunque momento fare un upgrade, senza perdere i dati inseriti e pagando la sola differenza di prezzo tra le due edizioni.
Se però *non* si è in manutenzione, si tenga presente che il costo di upgrade non comprende gli aggiornamenti del software ; chi desiderasse, oltre a fare l'upgrade, aggiornarsi anche all'ultima release, pagherebbe anche il costo di manutezione dalla data di scadenza al 31/12 dell'anno in corso al momento dell'upgrade, sempre che la sua manutenzione non sia scaduta da più di 12 mesi ; altrimenti, o comunque sempre in alternativa, è possibile acquistare ex-novo la licenza dell'edizione superiore del software.
19) Per gli utenti dei nostri software freeware
Non viene fornito alcun tipo di supporto, servizio o assistenza per i software freeware, nemmeno a pagamento su base occasionale.
20) Smarrimenti, furti e altri casi particolari
La responsabilità della copia e della conservazione dei file di installazione e relativi supporti di memoria è interamente del Cliente. Decliniamo ogni responsabilità pertanto per smarrimenti, furto dei supporti di memoria o dei file di installazione dei software, ovvero per la mancata disponibilità o mancato o difettoso funzionamento degli stessi, ma garantiamo ai clienti in manutenzione, dietro richiesta scritta, formale e motivata, di poter ottenere copia dei file di installazione della release più recente del software di cui sono licenziatari. I clienti non in manutenzione non potranno ottenere invece copia della loro release originale del software, in quanto non conserviamo le release obsolete ; potranno invece acquistare una nuova licenza d'uso del software oppure, se la manutenzione non è scaduta da più di 12 mesi, pagare la manutenzione dalla data della scadenza e fino al 31/12 dell'anno in corso per potersi allineare all'ultima release.
E per concludere
21) IMPORTANTE: CONSIGLI PER I CLIENTI
Quelli che seguono sono consigli dettati dal buonsenso e dall'esperienza che diamo a tutti i nostri clienti o potenziali tali che si sono dotati di un sistema gestionale, o che si apprestano a farlo.
Troppo spesso, infatti, in questi anni, abbiamo visto aziende anche di dimensioni medio/grandi far girare programmi gestionali con dentro anni interi di dati (contabilità, acquisti, vendite, statistiche, ecc.) su computer obsoleti, senza mai fare controlli al disco o deframmentazioni, magari lasciando in mano al figlio del titolare il pc per navigare su internet, infettando il computer con virus o spyware, e cose simili. Errori dettati da ignoranza, superficialità e sottovalutazione delle possibili conseguenze, che si sono tradotti poi in perdite di dati ed economiche rilevanti quando, inevitabilmente, prima o poi, la sbadataggine, la dimenticanza, o l'operatore "poco accorto" ha creato dei disastri, che a volte nemmeno costosi interventi di assistenza tecnica sono riusciti a recuperare.
Nel mini-vademecum che segue ci sono le nostre raccomandazioni per garantirsi di lavorare su un sistema sicuro, stabile ed efficiente:
- pianificate un budget annuale per il mantenimento del software (la manutenzione) e dell'hardware, e per i servizi come l'assistenza agli archivi in caso di necessità: nessuno pensa che acquistando un'automobile automaticamente questa funzioni bene per sempre, o che si abbia diritto al meccanico e ai ricambi gratis a vita ; anche mantenere in efficienza e aggiornato un software, allo stesso modo, ha un costo, in termini sia di servizi (assistenza, consulenza - che richiedono tempo-uomo e competenza) che di aggiornamenti (assolutamente fondamentali per tenere il passo con l'evoluzione dell'informatica, delle normative, e dello stesso software, che è fondamentale che sia sempre revisionato, corretto, ed esteso). Al contrario di quanto farebbero con un meccanico, però curiosamente svariati nostri clienti, quando chiedono un nostro intervento di assistenza, si sentono in diritto per non si sa bene quali ragioni di averlo gratuitamente, oppure credono che gli aggiornamenti, magari dopo anni di mancato pagamento della manutenzione, siano acquistabili a fantomatici "prezzi simbolici", quando non addirittura ottenibili gratuitamente, svalutando in questo modo il nostro lavoro. Il lavoro si paga, e in informatica così come in qualunque altro ambito lavorativo la gratuità semplicemente non esiste.
- tenete aggiornato il vostro gestionale pagando puntualmente la manutenzione e installando tutti gli aggiornamenti: vi ricordiamo che non diamo alcun supporto nè servizio a chi ha installata una versione che non sia l'ultima in ordine di tempo del programma (che si può ottenere solo avendo la manutenzione attiva), non conserviamo le versioni obsolete dei software, e non siamo dunque in grado di dare alcun tipo di supporto o assistenza sulle stesse.
- dotate tutti i pc di gruppi di continuità e non lasciate il computer su cui è installato il gestionale impresidiato per ore: la maggior parte dei problemi ai nostri software derivano da archivi che si danneggiano a causa di sbalzi di tensione, o spegnimenti/riavvii che capitano a programma aperto. Non c'è modo di gestire via software queste eventualità, dunque l'unica possibilità è prevenirle, sia garantendo al computer la necessaria continuità elettrica, che non lasciandolo acceso e impresidiato per ore, così che ci sia qualcuno che possa intervenire in caso di blackout, facendo disconnettere gli eventuali client e chiudendo gestionale e sessione di lavoro sul pc dove è installato il gestionale prima che il gruppo esaurisca la sua autonomia.
- fate backup giornalieri dei dati: i crash e i problemi, tanto all'hardware che al software, esistono da quando esiste l'informatica, e non c'è niente e nessuno che possa garantire che un sistema informatico funzioni perfettamente a tempo indeterminato ; dal momento che i software gestionali gestiscono DATI, e che l'inserimento dei DATI può anche essere costato mesi o anni di lavoro, si capisce quanto sia importante preservare i dati da eventuali problemi. I nostri gestionali sono dotati di un software accessorio opzionale, SafeDrive, che automatizza le operazioni di backup ; ne è caldamente consigliato l'acquisto, per evitare le classiche dimenticanze legate ai backup manuali che invece tipicamente vengono trascurati, portando in caso di emergenza ad avere una copia vecchia dei file, con le conseguenze di subire una grossa perdita di dati e necessità di dover spendere ore e ore di lavoro (tempo=costo) per reinserire ciò che manca, una cosa che tra l'altro non sempre è possibile fare.
- formattate o convertite la formattazione delle vostre partizioni in NTFS
- fate controlli regolari del disco e tenete aggiornato il sistema operativo: checkdisk e deframmentazione vanno effettuati spesso (ogni pochi giorni), e Windows va tenuto aggiornato installando immediatamente, appena disponibili, gli update distribuiti da Microsoft
- proteggete l'accesso al computer di lavoro con una password che conosciate soltanto voi e i vostri collaboratori fidati, non lasciate il vostro computer di lavoro nelle mani dei vostri figli o di persone sconosciute, e se navigate su internet fatelo solo su siti sicuri ; installate un antivirus commerciale affidabile (escluso Norton), tenetelo sempre attivo e aggiornatelo quotidianamente.
- tenete a disposizione un pc da usare come "muletto" in caso di guasto del pc principale su cui è installato il gestionale, così da garantirvi la continuità del servizio
- se vi ritenete poco esperti in informatica, o avete collaboratori che hanno bisogno di un addestramento iniziale all'uso del gestionale, mettete in conto immediatamente la sottoscrizione di un contratto di assistenza telefonica con la nostra sede di Roma, così da avere sempre a disposizione un operatore cui rivolgere quesiti e richieste quando necessario. Se invece volete optare per l'assistenza online, assicuratevi di riuscire a formulare correttamente e in modo chiaro i vostri quesiti, e tenete presente che viene effettuata nel nostro tempo disponibile, quindi una risposta potrebbe richiedere 12 o più ore, a seconda del tempo ma anche della natura del quesito e degli eventuali controlli/verifiche che fosse necessario eseguire di conseguenza. N.B. Sia l'assistenza online che quella telefonica vengono fornite ai soli clienti in manutenzione e con installata la release più recente del software.
- Questo documento può essere modificato dalla Sarasoft senza preavviso, e dal momento della pubblicazione annulla e sostituisce ogni documento precedente -
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