Titano consente di memorizzare per ogni cliente, oltre ai documenti di vendita, anche lo storico dei rapporti con il cliente stesso.
Lo scopo è quello di tenere traccia dell'evoluzione delle situazioni legate al cliente, annotare telefonate o documentazione ricevuta o inviata, mettere in evidenza problemi o semplicemente aggiungere annotazioni ; il tutto è completato dalla possibilità di allegare ad ogni voce in storico un numero illimitato di documenti (ad esempio copie di fax, immagini, scansioni di assegni, file di Word, contratti, proposte di commissione, o qualunque altro file).
Nella sezione clienti/lavori > pannello "lavori" > pulsante "nuovo" > è possibile scegliere come nuovo documento, oltre a ricevute, fatture, ddt, ecc. anche una delle attività-tipo:
una volta confermato si può compilare la scheda di dettaglio attività con data, descrizione sintetica, modalità, priorità/evidenza e note:
la modalità può essere usata per indicare in dettaglio il tipo di mezzo usato per la comunicazione (posta ordinaria, raccomandata, assicurata, fax, incontro diretto, ecc.) ; la priorità/evidenza, invece, rappresenta un colore, opzionale, con cui si desidera che l'attività sia mostrata in lista nello storico del cliente (a scelta tra: verde, giallo, rosso, blu - il significato e l'interpretazione dei colori è puramente discrezionale ; ad esempio rosso può indicare un'urgenza, verde un qualcosa di andato a buon fine, blu qualcosa da tenere in evidenza, giallo un'incombenza da sbrigare, ecc.)
Nella pagina "allegati", accanto, è possibile aggiungere dei file (in numero illimitato) come allegati all'attività. Ad esempio, in figura, si è aggiunta la scansione di un assegno:
i file ammessi sono di qualunque tipo: ad esempio .doc, .xls, .pdf, .bmp, .jpg, eccetera - per la visualizzazione degli allegati è necessario chiaramente avere installato nel sistema operativo il software adatto - ad esempio se si inserisce come allegato un file pdf, premendo il pulsante "apri", verrà aperto Acrobat Reader (che dovrà essere installato) + il file pdf in questione.
Non ci sono limiti per quanto riguarda la dimensione di un singolo allegato ; tuttavia il database consente di inserire allegati fino ad un totale massimo complessivo di 1,9 GB (1945 MB). Per evitare di saturare il database e insieme mantenere al livello massimo le prestazioni di Titano, soprattutto nell'uso in rete, il consiglio è quello di allegare file quanto più piccoli possibile, soprattutto se si fa un grande uso di allegati.
Per concludere, ecco di seguito una schermata-tipo di come appare lo storico completo di un cliente:
in griglia sono riportati sia documenti di vendita (ricevute, fatture, ddt, ecc.) che attività, evidenziate con vari livelli di risalto/priorità (notare che le attività che contengono allegati hanno il simbolo di graffetta nella seconda colonna in griglia ("Alleg.")). Con la gestione delle attività diventa facile e immediato, come si vede, ricostruire in un attimo la situazione completa di un cliente.