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La gestione degli ordini a fornitore di Titano è stata progettata per essere snella e rapida nell'utilizzo.
Gli ordini possono essere duplicati (cosa utile in caso di riordini frequenti della stessa merce), gli articoli possono essere pre-compilati automaticamente considerando prezzo/scontistica di acquisto più recente (del carico più recente fatto dal fornitore di cui all'ordine, se esiste, altrimenti con il prezzo del carico più recente dell'articolo), ed inoltre gli ordini possono essere stampati o inviati via fax od email, e gli arrivi (parziali o totali) della merce possono essere trasformati con un click in documenti di trasporto o fatture di acquisto per un carico immediato in magazzino.
La logica in due parole
La logica è la seguente:
PASSO 1) inserire un ordine a fornitore
PASSO 2) quando arriva la merce (anche parzialmente), aggiornare l'ordine, indicando la quantità arrivata per ciascuno degli articoli consegnati
PASSO 3) creare un documento di acquisto con all'interno un ddt generato a partire dall'ordine in questione, che riporterà le quantità arrivate
PASSO 1) Inserire un ordine a fornitore
Da menù principale > magazzino > selezionare la pagina "ordini" > selezionare un fornitore da tendina > premere "Nuovo ordine al fornitore selezionato"
Premere quindi il pulsante "nuovo": viene proposta una maschera di ricerca articoli per codice a barre, codice interno o descrizione. Compilare i campi a piacere, premere invio per eseguire la ricerca, quindi selezionare dalla griglia l'articolo desiderato.
Se l'articolo non è presente in griglia e/o si vuole inserire un nuovo articolo in magazzino, premere Esc e rispondere SI alla domanda "vuoi inserire un nuovo articolo in magazzino ?", quindi compilare la maschera con i dati del nuovo articolo.
Una volta indicato l'articolo, si potrà specificare la quantità ordinata e il prezzo di acquisto (al netto degli sconti, oppure di listino, con relativa scontistica).
Il prezzo di acquisto, è possibile sia inserirlo a mano (e modificarlo manualmente in seguito), oppure farlo determinare automaticamente da Titano (premere F5, oppure mettere il segno di spunta sull'opzione "calcola sempre, automaticamente, il prezzo di carico più recente", opzione che varrà anche per gli articoli inseriti successivamente nello stesso ordine e/o in altri ordini a seguire). Titano prenderà a riferimento l'ultimo acquisto in ordine di tempo dell'articolo fatto dal fornitore di cui all'ordine oppure, se non presente, l'ultimo acquisto dell'articolo in generale, a prescindere dal fornitore.
Esempio di modulo d'ordine
notare che:
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la colonna "ordinato" evidenzia su fondo verde gli articoli che hanno quantità in ordine
- la colonna "già arrivato" evidenzia su fondo giallino gli articoli che sono già arrivati, riversati in un documento di acquisto e quindi caricati come giacenza di magazzino
- la colonna "residuo ordine" evidenzia su fondo giallino gli articoli la cui evasione da parte del fornitore non c'è ancora stata o è stata solo parziale - per cui resta ancora della quantità di prodotto da ricevere ; viene evidenziato su fondo rosso una quantità di residuo negativa, che può dipendere o da un errore di digitazione dell'operatore, che ha segnalato come "arrivato" una quantità maggiore dell'ordine, o da un errore del fornitore, che ha inviato una quantità di prodotto maggiore di quella ordinata
L'imponibile unitario del prodotto, le due aliquote di sconto e l'aliquota iva sono visualizzate e modificabili, articolo per articolo, premendo "modifica" ; non sono visualizzate in griglia poichè non avrebbe alcuna utilità farlo.
Scorciatoie via tastiera per compilare o modificare rapidamente un ordine.
Mentre si è in corso della modifica di un ordine, con il fuoco sulla griglia degli articoli, si può:
1) con INS, aggiungere un nuovo articolo
2) con INVIO, modificare l'articolo selezionato
3) con CANC, eliminare l'articolo selezionato
Inoltre, per quanto riguarda la registrazione degli arrivi:
1) si può modificare la quantità in ordine dell'articolo
(premere il tasto "O" maiuscolo o minuscolo, e poi digitare la quantità)
2) si può digitare via tastiera, direttamente dalla griglia, la quantità arrivata dell'articolo
(premere uno dei tasti da 0 a 9)
3) con F2, si può impostare la quantità arrivata pari alla quantità residua dell'ordine (ad esempio se la quantità ordinata era in origine di 100 pezzi, e 40 pezzi erano già arrivati e stati caricati precedentemente, il residuo sarà di 60 pezzi)
PASSO 2) Registrare l'arrivo della merce
E' necessario modificare l'ordine compilando, per ciascun articolo, la voce "nuovo arrivo" con la quantità di prodotto effettivamente arrivata. Qualora l'ordine sia stato evaso completamente dal fornitore per un certo prodotto, è possibile, anzichè digitare la quantità, premere semplicemente F2 per confermare come effettivamente arrivata quella che era la quantità in ordine. Ripetere per ogni rigo.
IMPORTANTE: Una volta registrato l'ordine modificato come descritto sopra con le quantità arrivate, i prodotti non vengono ancora messi in giacenza in magazzino. Per farlo è necessario creare un documento di acquisto intestato al fornitore di cui all'ordine riversandoci dentro, con un'opportuna opzione della sezione acquisti, tutti gli arrivi.
Questo è necessario per due ragioni:
1) perchè l'ordine in sè non è un documento di carico, e dunque non può essere utilizzato per caricare il magazzino, se prima l'arrivo non viene riversato in un documento di acquisto.
2) perchè gli ordini potrebbero essere evasi in più volte, con più spedizioni e più documenti di trasporto e unica fattura di acquisto e/o con più fatture di acquisto, quindi non è possibile, vista la varietà di situazioni, pensare di generare in automatica un unico carico nè un unico documento di acquisto da un ordine.
PASSO 3)
Caricare il magazzino
Una volta registrata la quantità arrivata per uno specifico ordine, è necessario quindi andare nella pagina "acquisti" (accanto alla pagina "ordini"), e:
a) se l'arrivo è accompagnato da una fattura immediata, premere "nuovo" > "fattura" > compilare i dati generali della fattura con fornitore, categoria, data, eccetera > pagina "ddt" > pulsante "genera ddt con i dati di arrivo da ordine" > verrà quindi generato un ddt chiamato "ordine"+numero ordine con relativo dettaglio di quantità, prodotti, prezzi e scontistica, così come specificato nell'ordine - tale dettaglio sarà poi modificabile liberamente dalla pagina "articoli in ddt", nel caso in cui qualche prezzo o sconto, ad esempio, non corrispondesse, fattura alla mano, con quanto in ordine.
b) se l'arrivo invece è accompagnato da un documento di trasporto, cui seguirà emissione di fattura (magari riepilogativa di vari documenti di trasporto), sarà necessario individuare nella sezione acquisti se c'è già un documento aperto per quel fornitore, modificarlo (pulsante "modifica") e aggiungere il "ddt da ordine" come al precedente punto a) - qualora non ci fosse, invece, un documento aperto intestato a quel fornitore, creare una fattura di acquisto, esattamente come descritto al punto a) assegnando come numero documento un trattino "-" per indicare che la fattura arriverà in seguito. Ulteriori forniture con ddt da parte del fornitore dovranno essere accodate nello stesso documento, registrandole come altri ddt con relativo dettaglio, fino a che non arriverà la fattura riepilogativa. Solo a quel punto si compilerà il campo "numero fattura" e "data" del documento verificando che l'importo totale della fornitura complessiva registrata sul pc corrisponda con l'importo sul cartaceo.
Per completare il discorso: sia nel caso a) che nel caso b), una volta che si registra il documento di acquisto, succedono due cose:
1) viene caricata in magazzino la merce di cui al documento
2) l'ordine viene modificato travasando la quantità di "nuovo arrivo" in "già arrivato e caricato". Il "nuovo arrivo" di conseguenza, tornando all'ordine, risulterà pari a zero.
Un esempio pratico.
Consideriamo il caso più complesso, quello di un ordine di un certo prodotto venga evaso in più volte. La dinamica sarà la seguente:
1) compilo l'ordine per il prodotto, considerando la quantità pari a 100 ; in griglia mi apparirà, a lato del nome del prodotto:
ordinato: 100 - già arrivato: 0 - nuovo arrivo: 0 - residuo (deve arrivare): 100
2) stampo e invio l'ordine al fornitore
3) il fornitore mi manda 40 pezzi di quel prodotto ; modifico l'ordine e segno l'arrivo:
ordinato: 100 - già arrivato: 0 - nuovo arrivo: 40 - residuo (deve arrivare): 60
e registro l'ordine modificato
4) creo un documento di acquisto riversando come ddt l'arrivato di cui all'ordine ; viene caricato il magazzino con i 40 pezzi, e tornando all'ordine ci ritroveremo:
ordinato: 100 - già arrivato: 40 - nuovo arrivo: 0 - residuo (deve arrivare): 60
5) a distanza di tempo il fornitore ci manda un secondo lotto di 60 pezzi di quel prodotto, che completa ordine e fornitura ; modifico l'ordine e segno l'arrivo:
ordinato: 100 - già arrivato: 40 - nuovo arrivo: 60 - residuo (deve arrivare): 0
e registro l'ordine modificato
6) riprendo il documento di acquisto creato al punto 4) e aggiungo un nuovo ddt generato dal nuovo arrivo ; viene caricato il magazzino con gli ulteriori 60 pezzi, e tornando all'ordine ci ritroveremo:
ordinato: 100 - già arrivato: 100 - nuovo arrivo: 0 - residuo (deve arrivare): 0
IMPORTANTE: Una volta che tutti gli articoli sono arrivati e la fornitura è completa, l'ordine viene marcato in archivio ordini come "chiuso" ed è possibile, volendo, cancellarlo.
FAQ - le risposte alle domande più frequenti
D. Dopo aver registrato l'ordine, vedo le quantità in magazzino?
R. Si, la colonna "ordinato" della griglia articoli riporta, per ciascun articolo, la quantità attualmente in ordine, su fondo verde per una maggiore evidenza.
D. Posso cambiare il numero dell'ordine mostrato in lista?
R. No, è un numero progressivo interno e univoco stabilito dal programma, e non può essere modificato.
D. Ho appena cancellato un ordine e lo sto reinserendo, ma il numero progressivo è avanzato di una unità. Posso riportarlo indietro al numero precedente?
R. No, per la stessa ragione di cui alla domanda precedente.
D. Ho due (o più) ordini fatti allo stesso fornitore, entrambi con indicata una quantità in arrivo per certi articoli. Quando inserisco un documento di acquisto e premo "genera ddt con i dati di arrivo da ordine" mi compariranno gli articoli di entrambi gli ordini?
R. No. Per farlo bisognerà selezionare gli ordini uno alla volta, dalla tendina, quindi premere il pulsante ; verranno creati tanti ddt quanti sono gli ordini.
D. Se cancello una fattura di acquisto nella quale (per errore, ad esempio) avevo riversato un arrivo di merce, l'arrivo viene riportato nell'ordine e quindi reso disponibile per essere inserito in un altro documento?
R. No, una volta fatto il travaso dell'arrivo da un ordine ad un documento di acquisto, il carico della merce perde il suo legame con l'ordine (la ragione è che l'utente può modificare liberamente il documento di acquisto, cancellando articoli, aggiungendone altri, modificando importi, quantità, eccetera), quindi non può essere più riversato nell'ordine.
D. Posso annullare un arrivo di merce già travasato in fattura cancellando il ddt generato automaticamente dal pulsante "genera ddt.."?
R. No, per la stessa ragione di cui alla domanda precedente.
D. Se in una fattura di acquisto, dopo aver indicato un fornitore e riversato un arrivo di merce, cambio il fornitore, cosa succede?
R. Succede che la fattura sarà registrata a nome del nuovo fornitore, con tutti gli articoli provenienti dall'ordine al vecchio. Pertanto *NON* cambiare mai fornitore ad un documento di acquisto se nel frattempo si sono riversati nel documento degli arrivi di merce.
D. Ho creato per errore un secondo documento di acquisto per un secondo arrivo. In realtà il fornitore mi manderà una fattura unica per entrambe le spedizioni. Posso accorpare i due documenti di acquisto in uno unico?
R. No, attualmente non è previsto l'accorpamento di più documenti di acquisto in un documento unico. Fare attenzione dunque quando si creano i documenti di acquisto.
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