Titano permette di rendere automatica l'attività di sollecito dei clienti per il pagamento dei sospesi, attività altrimenti complessa da gestire e che richiederebbe tempo, pazienza e attenzione. Tutto questo con Titano diventa semplice tanto quanto cliccare su un pulsante e.. grazie all'automatismo dell'invio automatico.. nemmeno quello!
L'elaborazione e l'invio degli estratti conto può essere fatta in due modi: manualmente o automaticamente:
1 - elaborazione MANUALE e invio/archiviazione dell'estratto conto di un cliente
Vogliamo sollecitare un cliente affinchè paghi quanto ha in sospeso ? Niente di più semplice:
cliccare su "estratto conto" dal menù, attendere la visualizzazione, in anteprima a video, dell'estratto:
procedere quindi all'invio per fax, email, posta (stampandolo), archiviazione interna, salvataggio su disco, ecc.
Il modello dell'estratto conto si può personalizzare, modificandone la grafica, aggiungendo i propri dati e logo, ecc. dal menù principale di Titano > opzioni > impostazioni di Titano > sezione "Estratti conto" > pulsante "Personalizza il modello di stampa.." (come si fa a personalizzare un modello?)
2 - elaborazione AUTOMATICA e invio periodico degli estratti conto ai clienti
Gli estratti conto possono anche essere inviati automaticamente ai clienti ogni tot giorni.
Per prima cosa è necessario stabilire alcune impostazioni generali, dal testo di accompagnamento dell'email, alla personalizzazione del modello dell'estratto conto.
Menù principale di Titano > opzioni > impostazioni di Titano
1 - cliccare su "Estratti conto" per visualizzare la pagina delle impostazioni
2 - personalizzare
la grafica del modello, adattandola alle proprie esigenze (come si fa a personalizzare un modello?)
3 - (opzionale) digitare un testo di accompagnamento
per l'email automatica che sarà inviata ai clienti
4 -
(opzionale) se si desidera che le email siano inviate anche, in copia nascosta (non visibile al cliente) su un altro indirizzo (ad esempio un indirizzo interno dell'amministrazione), digitare l'indirizzo relativo
5 - abilitare (o meno) l'invio automatico degli estratti conto
6 - si può scegliere se inviare gli estratti conto ai soli clienti che hanno dei pagamenti già scaduti e non ancora onorati, oppure se inviarli a tutti coloro che abbiano dei sospesi, anche futuri
Come seconda cosa, è necessario sapere che si possono modificare, cliente per cliente,
sia l'invio automatico che la periodicità di invio.
dalla sezione "pagamenti" di ciascun cliente si può decidere
se inviare o meno l'estratto conto periodico a quello specifico cliente (per default è SI, per tutti i clienti) e ogni quanti giorni (per default: ogni 10 giorni). L' "invio automatico abilitato" viene considerato SOLO se nelle "opzioni" è stata vistata la casella "invia automaticamente".
N.B. In buona sostanza questa opzione della scheda cliente è fatta per escludere eventuali clienti dall'invio automatico generale: basta togliere il segno di spunta e al cliente non saranno inviati gli avvisi periodici.
Altre note importanti sull'invio periodico degli estratti conto
- l'invio avviene tramite attraverso Outlook (della suite Office di Microsoft), oppure attraverso un client di posta compatibile MAPI
- i messaggi inviati contengono un oggetto fisso, un testo personalizzabile (dalle impostazioni di Titano), e l'estratto conto come allegato in formato PDF
- in caso di utilizzo in rete, l'invio automatico degli estratti conto avviene solo dal SERVER, e NON dai client di rete (la logica è la seguente: all'avvio di Titano viene verificato se è cambiata la data e, se si, vengono spediti insieme tutti gli estratti conto ai clienti (purchè abbiano un indirizzo email in anagrafica, ovviamente), rispettando la periodicità di invio programmata per ciascun cliente)
- ogni volta che viene inviato un estratto conto, nello storico del cliente viene aggiunta una annotazione con la data di invio e l'ammontare dei sospesi alla data
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lo storico degli invii è consultabile dalla sezione "clienti/lavori", pagina "invio automatico estratti conto"
- nel caso in cui si utilizzi Outlook, lo stesso deve essere APERTO *PRIMA* dell'avvio di Titano, per evitare la domanda a proposito del profilo da utilizzare
- le email inviate tramite il client mail partiranno con mittente (nome ed indirizzo email) = account predefinito |