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Nel corso del tempo i movimenti di carico e scarico degli articoli di magazzino possono aumentare di numero arrivando ad incidere in negativo sulle prestazioni di Titano, durante le registrazioni dei documenti di acquisto e di vendita, le ricerche e le statistiche, oltre a non avere più una reale utilità a fini storici, statistici o di controllo.
In questi casi, per mantenere il programma ai massimi livelli di efficienza, risulta utile la procedura di consolidamento, che elimina tutti i movimenti di magazzino superflui, senza modificare le giacenze. Sotto, una schermata della procedura in esecuzione.
In cosa consiste il consolidamento dei movimenti ?
Consiste nell'eliminazione di tutti i movimenti di magazzino fino ad una certa data (a scelta dell'utente), e nella loro sostituzione con due movimenti fittizi riepilogativi, uno di carico, e uno di scarico, corrispondenti rispettivamente alla somma dei carichi e a quella degli scarichi dei movimenti eliminati. In questo modo la quantità complessiva in giacenza non cambia, e l'inventario viene preservato.
Cosa ne è delle fatture di carico e scarico e dei ddt di reso, dopo il consolidamento ?
Tutti i movimenti provenienti dai documenti coinvolti nel consolidamento vengono marcati come "consolidati", e non potranno più essere modificati nè cancellati. Questo non dovrebbe comportare conseguenze, dal momento che si tratterebbe normalmente di documenti vecchi di anni, che non avrebbe più senso modificare. I documenti in sè verranno mantenuti, così come i pagamenti e dunque i movimenti di primanota.
I movimenti di magazzino fittizi aggiunti dopo il consolidamento per i vari articoli, come sono valorizzati?
A zero. Non hanno, in altre parole, un valore di acquisto o di vendita, in quanto utili solo al fine di mantenere inalterata la giacenza di magazzino. Si raccomanda pertanto di non fare conteggi economici o produrre statistiche che li considerino. Ad esempio, se si esegue un consolidamento fino al 31-12-2007 (compreso), le statistiche economiche significative saranno quelle che prenderanno in considerazione i movimenti dal 01-01-2008.
Dopo il consolidamento posso ancora accedere in qualche modo ai movimenti storici consolidati?
No, non è più possibile, ovviamente, visto che il consolidamento cancella i movimenti. Se si pensa di dover accedere in seguito, a fini di controllo o altro, ai movimenti di magazzino che si sta per consolidare, è opportuno tenere una copia di backup di programma e dati così allo stato precedente al consolidamento, da consultare in caso di necessità.
Quali altri archivi sono coinvolti dal consolidamento ?
Sono coinvolti i soli archivi dei movimenti di magazzino, ed inoltre quelli di dettaglio delle fatture di acquisto e vendita, e i ddt di reso, per marcare i relativi articoli contenuti come consolidati, e quindi non più modificabili. Nessun altro.
Dopo il consolidamento il file dei movimenti di magazzino è di dimensione pressochè identica a quella precedente il consolidamento. Come mai ? La cosa inficia le prestazioni ?
Le prestazioni saranno comunque superiori (in proporzione, si intende, al numero di record cancellati) perchè, anche se il file risulta della stessa dimensione, il numero dei record contenuti sarà inferiore. Lo spazio resosi disponibile per via dei record cancellati verrà riutilizzato nelle successive registrazioni di movimenti.
Dopo il consolidamento, posso cancellare per intero una fattura di acquisto, di vendita, o una bolla di reso i cui movimenti sono stati coinvolti nel consolidamento stesso ?
Si, è possibile. Le giacenze di magazzino, a differenza di quanto succederebbe normalmente cancellando un documento, non verranno alterate.
Tutti gli utenti possono eseguire il consolidamento ?
No, è una procedura che può eseguire solo il Supervisore.
Quanto tempo può durare il consolidamento ?
Da test effettuati con un archivio di circa 5000 articoli e 130 mila movimenti, il tempo complessivo è risultato essere inferiore ai 10 minuti. Le prestazioni possono comunque variare notevolmente, in relazione alla velocità della cpu e del disco, e naturalmente al numero di record da trattare.
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