Gli agenti sono assimilabili a dei fornitori, visto che producono fatture di acquisto (relative, nel loro caso, alle provvigioni), quindi in Titano vanno inseriti nella sezione fornitori: menù principale > "magazzino, acquisti, primanota, scontrini" > pagina "fornitori/agenti" > pulsante "nuovo" > "agente"
La gestione dei dati legati agli agenti avviene in 3 sezioni distinte:
1) nella pagina "fornitori/agenti", già menzionata sopra, usando il pannello a destra, si inseriscono gli acconti sulle provvigioni versati agli agenti nel corso del tempo
2) i documenti di vendita (lavori) devono essere associati all'agente di riferimento, compilando i campi agente (tendina da cui si sceglie il nome dell'agente), provvigione percentuale (viene proposta quella inserita in anagrafica agente, ma è modificabile liberamente) e provvigione a forfait, se prevista (viene proposta quella inserita in anagrafica agente, ma è modificabile liberamente)
3) nei documenti di acquisto vanno inserite le fatture che provengono dall'agente, quando questi fattura le provvigioni ; l'agente viene inserito come fornitore della fattura
I dati delle sezioni sono legati tra loro da un report che produce la situazione per uno o tutti gli agenti in un periodo. Al report si accede dalla pagina "fornitori/agenti" > pulsante "stampe" > "riepilogo acconti ad agenti", quindi si indica l'agente di cui interessa analizzare la situazione (oppure si lascia indicato "tutti" e verranno analizzati tutti gli agenti) > il periodo di riferimento (ad esempio un trimestre, un mese, eccetera) e la ditta
Sotto una schermata di esempio di ciò che si ottiene:
Rispetto al periodo selezionato (nell'esempio l'anno 2008) vengono mostrate le provvigioni maturate, gli acconti versati e gli acconti fatturati:
a) pregressi (precedenti al periodo, quindi nell'esempio fino al 31/12/07)
b) del periodo (nell'esempio dell'anno 2008)
c) totali
ed inoltre:
a) il residuo da pagare a saldo all'agente (totale provvigioni maturate - totale acconti versati)
b) quanto ancora deve fatturare l'agente a saldo (totale provvigioni maturate - totale acconti fatturati)