Caratteristiche generali e gestione appuntamenti:
 planner giornaliero (visualizzabile in modalità 1, 3, 5 e 7 giorni) - indicato per prendere nota degli appuntamenti con i relativi orari (*1)
planner
annuale - indicato per impegni che coinvolgono intere giornate e scadenze (ferie, festività, conferenze, viaggi, pagamenti, ecc.) (*1)
ogni appuntamento è associabile a:
 una icona a scelta tra 15 icone, per identificaree visivamente in modo immediato il tipo di appuntamento (cliente, bassa e alta priorità, documenti, posta, ricordarsi di.. , eccetera)
una ditta od operatore (fino a 4 disponibili, a seconda del gestionale)
una risorsa (fino a 30 personalizzabili - ad esempio le sale di uno studio medico, i meccanici di un'officina, gli uffici di pertinenza di certe pratiche, ecc.)
un cliente e una attività (di attività se ne possono definire quante se ne vogliono, con descrizione, tempo impiegato e colore da attribuire all'appuntamento sul planner - ad esempio "taglio e piega" per un parrucchiere o "tagliando ordinario" per un meccanico, durata 60 minuti, colore giallo)
ad un colore a piacere, che può essere fatto lampeggiare per evidenziare l'appuntamento
ad una intestazione (normalmente il nome del cliente) e a delle note (normalmente l'attività da svolgere), dati che vengono entrambi riportati sul planner (spazio permettendo, per le note)
pulsanti rapidi (*2) per spostarsi indietro/avanti di un giorno nel planner giornaliero, e da un anno all'altro nel planner annuale
calendario istantaneo per spostarsi con un click a qualunque data o tornare alla data attuale (*3)
pannelli a scomparsa, nella parte sinistra del planner, per definire le preferenze di visualizzazione del planner, e visualizzare o nascondere a piacere ciascuna risorsa un click (*4)
possibilità di visualizzare il planner giornaliero (dalla barra degli strumenti > sezione "utilità" > pulsante "opzioni e attività" > pagina "preferenze"):
a intervalli di 5/15/30/60 minuti per rigo
per risorsa (ogni risorsa è divisa in varie sottocolonne, una per ogni giorno visualizzato)
per giorno (ogni giorno è diviso in varie sottocolonne, una per ogni risorsa visualizzata)
in modalità "1 giorno per colonna" (ogni colonna rappresenta una giornata, tutte le risorse sono accorpate in quella colonna, e non distinte in sottocolonne)
in modalità "1 risorsa per colonna" (ogni colonna rappresenta una risorsa ; in questo caso la visualizzazione, per evitare confusione, viene fatta per un singolo giorno, dunque non è possibile cambiare la visualizzazione in modalità 3, 5 e 7 giorni)
cambiare lo zoom degli appuntamenti e del planner, in modo da adattarsi ad ogni tipo di esigenza e ad ogni monitor e risoluzione video
per una ditta od operatore specifico, o per tutti
possibilità di definire gli orari di inizio e fine planner e di inizio e fine lavoro, in modo da adattare il planner agli orari della propria attività professionale/lavorativa (dalla barra degli strumenti > sezione "utilità" > pulsante "opzioni e attività" > pagina "impostazioni")
possibilità di cancellare automaticamente dal planner, all'avvio del programma, gli appuntamenti più vecchi di "x" giorni (dalla barra degli strumenti > sezione "utilità" > pulsante "opzioni e attività" > pagina "impostazioni")
possibilità di definire fino a 30 risorse personalizzabili, di cui si possono rendere visibili sul planner solo quelle che servono (ad esempio se se ne usano solo 3 non è necessario visualizzare, soprattutto nella visualizzazione per colonne risorse, le altre 27, che non saranno mai utilizzate) (dalla barra degli strumenti > sezione "utilità" > pulsante "opzioni e attività" > pagina "risorse")
possibilità di definire un numero illimitato di attività-tipo, con relativa descrizione (che verrà inserita automaticamente nelle note dell'appuntamento), colore dell'appuntamento e tempo necessario (dalla barra degli strumenti > sezione "utilità" > pulsante "opzioni e attività" > pagina "attività")
archivio delle festività (dalla barra degli strumenti > sezione "utilità" > pulsante "opzioni e attività" > pagina "festività") per marcare le giornate festive di calendario in colore diverso sul planner annuale, in modo da individuarle immediatamente ; oltre alle festività di calendario, è possibile inserire a piacere date e relative descrizioni di giornate da considerare come festive o di non-lavoro, come ad esempio periodi di ferie o altro
Appuntamenti periodici:
Il planner gestisce due tipi di periodicità per gli appuntamenti, una semestrale o annuale (utile ad esempio per dentisti o medici) e una ad intervallo libero (ad esempio 7 giorni):
periodicità semestrale/annuale: dalla pagina "richiami mensili", con i pulsanti della barra degli strumenti, è possibile definire appuntamenti con periodicità semestrale o annuale, per un tot di anni a venire (ad esempio a partire dal mese di ottobre 2008, ogni 6 mesi per i successivi 10 anni)
periodo libero: inserendo un nuovo appuntamento, è sufficiente specificare, nella parte bassa della finestra della scheda appuntamento, quanti altri appuntamenti a seguire si desidera inserire e ogni quanti giorni (ad esempio "fissa altri 3 appuntamenti ogni 15 giorni")
Stampa situazione appuntamenti:
stampa degli appuntamenti del giorno (tabella oraria, divisa in 3 colonne, ciascuna dedicata ad una risorsa a scelta)
stampa degli appuntamenti di un periodo (elenco in ordine di data/ora degli appuntamenti, filtrabili per intestazione (cliente, ecc.) e note (attività o altro) )
stampa diretta su stampante del planner così come viene visualizzato graficamente a video (giornaliero, annuale, per risorsa, zommato o meno, eccetera)
Avvisi per SMS:
possibilità, cliccando col tasto destro su un appuntamento (purchè questo sia legato ad una anagrafica che ha un numero di cellulare inserito), di inviare un sms con un testo a piacere (avvisi, comunicazioni, ecc.)
invio in blocco di sms-promemoria a tutte le anagrafiche con appuntamento in una certa data, per ricordare loro l'appuntamento (dalla barra degli strumenti > sezione "utilità" > pulsante "invia sms di avviso" - il testo degli sms promemoria è personalizzabile da "opzioni e attività" > pagina "avvisi" > pagina "sms spostamento appuntamento")
possibilità di definire un orario a cui inviare automaticamente ogni giorno degli sms-promemoria relativi agli appuntamenti del giorno dopo (da "opzioni e attività" > pagina "avvisi" > pagina "sms preavviso appuntamento" > vistare l'opzione "invia sms automatico" e indicare sotto l'ora di invio preferita)
possibilità di abilitare l'invio automatico di un sms al cliente in caso di spostamento dell'appuntamento (da "opzioni e attività" > pagina "avvisi" > pagina "sms spostamento appuntamento" > vistare l'opzione "proponi l'invio dell'sms" e specificare il testo-tipo dell'sms che sarà inviato)
N.B. il servizio di invio sms richiede la sottoscrizione di un abbonamento con il gateway di GlobalItalia, e la configurazione dei dati di login al gateway nel modulo sms (accessibile dal menù principale del programma)
Stampa di tagliandini promemoria (solo Aprile, Studio, Nova, e Titano):
possibilità di stampare su una stampante di piccolo formato (tipo etichettatrice) un tagliandino da dare al cliente con la conferma della data e ora dell'appuntamento (cliccando col tasto destro su un appuntamento > stampa tagliandino)
le impostazioni di stampa del tagliandino (formato e stampante da utilizzare) sono nelle planner > pulsante "opzioni e attività" > pagina "avvisi" > pagina "tagliandino" - è possibile a richiesta e a pagamento ottenere una personalizzazione per stampare su altri formati, oltre a quelli già previsti
Ricerca di spazi liberi sul planner:
Oltre alla ricerca visuale di uno spazio libero sul planner, scorrendo le giornate, è anche possibile fare una ricerca su periodi ampi, in base a vari criteri, usando il pulsante "Cerca spazio libero" della barra degli strumenti.
Si può fare una ricerca di uno spazio di tempo a piacere (ad esempio 30 o 60 minuti) in un giorno o un gruppo di giorni della settimana, da un giorno/periodo ad un giorno/periodo, in una certa fascia oraria, limitando la ricerca a certe risorse, o a certi operatori.
Il risultato della ricerca è una tabella che riporta l'elenco degli spazi liberi trovati e relativo tempo disponibile. E' sufficiente selezionare uno degli spazi trovati e confermare per inserire un appuntamento direttamente in quello spazio.
Archiviazione appuntamenti passati/periodici/futuri:
pagina "archivio appuntamenti": vengono elencati tutti gli appuntamenti inseriti nel planner ; gli appuntamenti possono essere visualizzati in ordine di data/ora o di intestazione (basta cliccare sul titolo della colonna relativa), ed essere inseriti, modificati, cancellati ; è possibile inoltre fare ricerche per intestazione e note, con il pulsante "filtro", e stampare, per l'appuntamento evidenziato e nei gestionali che prevedono questa funzionalità, il tagliandino di conferma ; il pulsante "elenco appuntamenti", infine, consente di visualizzare in anteprima di stampa e/o di stampare l'elenco cronologico degli appuntamenti filtrati per periodo, intestazione e note.
pagina "appuntamenti sospesi": elenca gli appuntamenti sospesi e in attesa di essere ri-fissati ; per marcare un appuntamento come sospeso, dopo averlo inserito sul planner, è necessario modificarlo vistando la casella "appuntamento sospeso e da rifissare ad altra data": l'appuntamento scompare dal planner per comparire nella pagina degli appuntamenti sospesi ; per far tornare attivo un appuntamento sospeso, premere "modifica" e modificarne la data o una qualunque delle altre voci, quindi confermare.
pagina "richiami mensili": riepiloga gli appuntamenti fissati manualmente come richiami periodici, tipicamente a seguito di trattamenti o cure, per verifiche o controlli ; gli appuntamenti sono elencati per mese ; con i pulsanti della barra degli strumenti, oltre a gestire gli appuntamenti in quanto tali, ci si può spostare al mese precedente/successivo, e stampare la situazione del mese visualizzato
pagina "vecchi appuntamenti": è l'elenco degli appuntamenti eliminati dal planner perchè ormai trascorsi ; la funzionalità di archiviazione dei vecchi appuntamenti è automatica una volta impostato il numero dei giorni trascorsi i quali dall'appuntamento questo viene considerato "vecchio" (da "opzioni e attività" > pagina "impostazioni" > casella "giorni") ; sull'archivio dei vecchi appuntamenti è possibile solo effettuare la cancellazione di un singolo appuntamento o la cancellazione di tutti gli appuntamenti fino ad una data indicata
(*1) Il planner è diviso in due sezioni: giornaliero e annuale. Premendo i pulsanti sulla barra degli strumenti si può passare da giornaliero ad annuale e viceversa:
I pulsanti contrassegnati da 1, 3, 5 e 7 mostrano il planner giornaliero in visualizzazioni da 1, 3, 5 e 7 giorni alla volta ; il pulsante 365 porta alla visualizzazione annuale ; i pulsanti con le frecce a destra e a sinistra sono usati nella visualizzazione annuale per passare all'anno precedente o successivo.
(*2) Nella visualizzazione giornaliera, per spostarsi indietro o avanti di un giorno alla volta è sufficiente premere i pulsanti con le frecce che si trovano alle due estremità del planner (vedi figura, all'interno del cerchio verde, il pulsante per andare di un giorno indietro).
Per inserire un appuntamento è sufficiente cliccare sul giorno/ora che interessa e premere il tasto INS. Se si desidera, dal planner giornaliero, inserire una nota che apparirà anche sul planner annuale, sfruttare il primo spazio del planner, marcato come "DA FARE" (vedi figura) ; la nota in questione sarà visualizzata nel planner annuale ; in alternativa è anche possibile andare nel planner annuale, cliccare sul giorno che interessa, e premere INS per inserire la nota ; anche in questo caso, la nota inserita sarà poi visualizzata nel planner giornaliero, in corrispondenza del giorno di pertinenza, nello spazio "DA FARE".
Per maggiori informazioni sulla gestione delle operazioni base sul planner (registrazione appuntamenti, cancellazione, spostamento) e delle varie visualizzazioni ed opzioni disponibili, seguite questo videocorso.
(*3) Cliccando col tasto destro del mouse in una zona libera del planner viene visualizzato un menù che comprende anche un calendario tramite il quale si può spostarsi con un click su qualunque data.
(*4) Sul bordo sinistro del planner sono presenti due pulsanti passando col mouse sui quali si aprono due pannelli a scomparsa, dedicati alle risorse e alle preferenze visuali sul planner ; i pannelli scompaiono automaticamente quando riclicca col mouse sul planner.
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Come determinare quale versione del planner si sta utilizzando?
Il numero di versione è riportato nella parte alta della pagina del planner.
Ad esempio, in figura,"Planner 4.78" indica che si sta usando la build 78.
build 96 del 26.06.2008
+ velocizzato l'accesso alle preferenze visuali del planner (risorse visibili, intervallo di tempo, zoom eccetera): nella parte sinistra del planner ora sono presenti due pannelli a scomparsa dedicati alle risorse e alle opzioni (*4) ; nella sezione risorse è sufficiente cliccare su ciascuna risorsa per renderla visibile o meno sul planner
* eliminato il calendario dalle "opzioni" e i pulsanti "vai a data" e "oggi" del planner ; il calendario e l'opzione per la data attuale ora sono accessibili cliccando col tasto destro in una zona libera del planner (*3)
* pagina "appuntamenti sospesi": premendo "modifica" veniva visualizzato un errore, e non veniva mostrata la finestra di modifica appuntamento: corretto
+ pagina "archivio appuntamenti": aggiunto pulsante "visualizza sul planner", che permette di saltare direttamente al planner evidenziando l'appuntamento selezionato in archivio
* planner: inserendo un nuovo appuntamento e modificando la data ad altra data esterna all'intervallo di date visualizzato (es. 3 giorni, o 5, o 7), si verificava un errore di access violation: corretto
* problema simile a quello di sopra si verificava dopo aver usato la funzione di "ricerca spazio libero", dopo aver confermato uno degli spazi in elenco, quindi modificando manuamente nella scheda appuntamento la data ad una data esterna rispetto al periodo visualizzato sul planner
* introdotti nuovi controlli di sicurezza per evitare che clic multipli possano avviare più operazioni contemporaneamente (problema che si potrebbe verificare su computer particolarmente lenti, qualora la risposta ad una richiesta di elaborazione richiedesse del tempo)
* risolti alcuni problemi che si verificavano in particolari circostanze nell'incollare, dopo averlo copiato o tagliato, un appuntamento sul planner annuale
- eliminato dalle preferenze di visualizzazione lo "zoom appuntamenti", per via della sostanziale inutilità di questa opzione
* svariate modifiche grafiche
! attenzione: a causa delle numerose modifiche implementate, le preferenze di visualizzazione impostate precedentemente per il planner dovranno essere reimpostate
build 81 del 26.03.2008
* pulsante "opzioni planner"/pagina "avvisi": aggiunta possibilità di definire un sms standard da inviare in caso di spostamento di un appuntamento
+ spostando un appuntamento visivamente, dal planner, oppure col pulsante "modifica" in archivio appuntamenti, se attivata l'opzione di avviso automatico di cui sopra, viene preparato un sms che informa il cliente dello spostamento ; l'sms viene visualizzato a video per eventuale modifica e/o archiviazione per invio differito o spedizione in tempo reale
build 79 del 12.03.2008
* raffinate le funzionalità di ricerca sia sul planner che nell'archivio appuntamenti
* ottimizzazioni
build 78 del 24.02.2008
* pagine "archivio appuntamenti", "appuntamenti sospesi" e "vecchi appuntamenti":
per una migliore leggibilità, gli appuntamenti non sono più riportati come data/ora inizio e fine su 2 colonne (es. 25/02/2008 10.30 | 25/02/2008 11.30), ma su 3 colonne (data+ora inizio+ora fine, es. 25/02/2008 | 10.30 | 11.30)
+ planner giornaliero/archivio appuntamenti: aggiunta possibilità di stampare l'elenco degli appuntamenti, filtrato per periodo, intestazione e note
build 74 del 06.02.2008
+ opzioni planner/pagina "avvisi": aggiunta possibilità di definire l'invio automatico degli sms di avviso per il giorno dopo e l'ora di invio
+ aggiunto invio all'ora programmata dalle opzioni di sms automatici per gli appuntamenti del giorno dopo
! ottimizzazioni
build 69 del 04.02.2008
* passando dalla visualizzazione giornaliera a quella annuale si generava un errore "TMultiMonth: field "DataOraInvioSMS" non found": corretto
build 68 del 02.02.2008
* miglioramenti grafici
* sostituite le griglie della maschera opzioni con le nuove griglie con righe a colori alternati, e corretta griglia festività, che in realtà visualizzava le attività/minuti
+ aggiunta possibilità di cercare blocchi di tempo liberi sul planner (pulsante "cerca spazio libero" sulla barra degli strumenti del planner giornaliero)
+ opzioni planner/pagina "avvisi": aggiunta possibilità di definire un modello per l'invio dell'sms di avviso al cliente
+ menù tasto destro su un appuntamento: aggiunto pulsante per inviare un sms di avviso al cliente per l'appuntamento
+ nell'intestazione di ogni appuntamento ora viene riportata un'icona specifica, aggiuntiva rispetto a quella definita nell'appuntamento, quando è stato inviato un sms di avviso al cliente/paziente
+ aggiunta in scheda appuntamento una casella di selezione per consentire l'invio dell'sms di avviso appuntamento
! nel fumetto che si apre passando col mouse su un appuntamento ora viene riportata anche la data/ora dell'invio sms di avviso, se presente
+ aggiunta funzionalità di "invia sms di avviso", che invia a tutti i clienti/pazienti con appuntamento in una certa data un sms di preavviso dell'appuntamento, sempre che l'appuntamento sia abilitato all'invio degli sms
build 50 del 19.12.2007
+ inserimento/modifica appuntamento giornaliero: aggiunto pulsante per inviare un sms immediato al cliente selezionato
+ menù tasto destro su un appuntamento: aggiunto pulsante per inviare un sms immediato al cliente di cui all'appuntamento
build 48 del 14.12.2007
! sostituite le griglie appuntamenti con le nuove griglie con righe a colori alternati, memorizzazione automatica della larghezza delle colonne, e comparsa di fumetto in caso di scritte più lunghe dello spazio della casella
build 46 del 05.12.2007
* inserimento appuntamento giornaliero: ora l'intestazione dell'appuntamento rispecchia il cliente (se inserito) e le note/dettagli l'attività (se inserita)
- opzioni/impostazioni: eliminati i 6 colori e descrizioni standard per le attività-tipo (diventati inutili, vista la nuova tabella completamente definibile dall'utente delle attività tipo)
+ opzioni/attività: aggiunta la possibilità di definire un colore associato ad ogni attività ; questi colori verranno impostati come colore dell'appuntamento quando si seleziona l'attività attenzione però: anche le ditte/operatori hanno dei loro colori ; quando e se si sceglie una ditta/operatore viene impostato il colore dell'appuntamento uguale a quello predefinito per la ditta/operatore
! aggiunti dei controlli per evitare che si possa chiudere il planner mentre è in corso un'operazione (ad esempio il cambio di utente del planner, oppure il salto ad altra data/anno)
* quando si sposta un appuntamento ora viene mostrata nella richiesta di conferma all'utente anche la data/ora della destinazione dell'appuntamento, per maggiore chiarezza
build 43 del 04.12.2007
+ implementato archivio delle attività (archivio unico per tutti gli utenti, che contiene descrizione dell'attività e minuti necessari allo svolgimento) e aggiunta possibilità di selezionare l'attività dall'edit dell'appuntamento, con assegnazione automatica del tempo all'appuntamento
* premendo Ctrl+F4 mentre c'era il pannello delle opzioni aperto, si chiudeva anche la maschera del planner e l'applicazione restava congelata:
corretto
+ opzioni: aggiunta pagina "tagliando" con settaggio delle preferenze di stampa (formato e driver stampante)
+ implementata stampa tagliandino su formato 57x32 ; si può stampare sia dal planner, con tasto destro su un appuntamento, che dall'archivio appuntamenti, con l'apposito pulsante
build 39 del 31.10.2007
* stampa giornaliera: ora viene indicato un messaggio di errore nel caso in cui l'utente non abbia selezionato alcuna risorsa in nessuna delle tre caselle
build 38 del 08.10.2007
* per AltaStagione: ora la maschera rispetta la impostazione di visibilità o meno della barra delle applicazioni di Windows
build 37 del 23.08.2007
* cambiando la visualizzazione (da risorsa a giornaliera, ecc.) non veniva aggiornata la tabella degli appuntamenti del planner, e di conseguenza, in particolari situazioni, gli appuntamenti "sparivano" dal planner: corretto
build 36 del 15.08.2007
* aggiunti suggerimenti per i comandi da tastiera in fondo al planner
* modifiche grafiche varie
* alcune correzioni
build 35 del 13.08.2007
* modifiche alla maschera di inserimento/modifica appuntamento giornaliero:
1) sostituiti i campi di inserimento data/ora con campi separati: data unica + 2 orari (inizio/fine app.to)
2) aggiunta possibilità di specificare la periodicità in giorni per la ripetizione dell'appuntamento (prima era solo periodicità settimanale)
* modifiche grafiche: i menù associati all'appuntamento e alla zona vuota del planner ora hanno le icone in corrispondenza delle opzioni
* il menù associato all'appuntamento, ogni volta che si apriva, selezionando un'opzione, alla chiusura veniva ri-aperto: corretto
build 31 del 12.08.2007
* tasto destro sul planner in una zona libera: ora il menù riporta, anzichè l'opzione per personalizzare i colori di mattina/pomeriggio, un'opzione "colori/disponibilità", che
porta ad una maschera con possibilità di definire i colori associati al mattino o al pomeriggio, ma anche (NOVITA') la possibilità di definire gli orari di inizio e fine disponibilità
dell'utente ; nelle caselle del planner, in orari esterni a quelli di disponibilità, sarà visualizzato un blocco nero con segni diagonali bianchi
build 29 del 02.08.2007
* ottimizzazione: il planner annuale viene ricaricato solo se effettivamente cambia l'anno
* aggiunta indicazione del numero di versione a lato della toolbar del planner
* corretto problema in modo da non generare errori in fase di cancellazione appuntamenti in particolari situazioni ; implementata procedura specifica per indicare all'utente il numero di appuntamenti cancellati
build 28 del 12.07.2007
* inserimento di un nuovo cliente dall'appuntamento giornaliero: occasionalmente si verificava un errore di "Cannot Focus": corretto
* in caso di inserimento appuntamento utilizzando una visualizzazione NON per risorsa, il campo risorsa non veniva inizializzato automaticamente e l'appuntamento non veniva visualizzato sul planner: corretto
build 26 del 07.07.2007
* le barre di utilizzo del tempo a piè di pagina ora sono calcolate sull'intervallo di tempo utile ("attivo") del planner, anzichè sul tempo totale
+ implementata tecnologia SmartRefresh per il planner, evita gli inutili aggiornamenti periodici degli appuntamenti nell'utilizzo in rete, assicurandosi che vengano fatti solo se si sono fatte modifiche agli appuntamenti da parte dell'utente locale o di utenti in rete
build 25 e precedenti (05.07.2007)
* adeguamenti vari del planner per renderlo compatibile con AltaStagione, Nova e AlteaWin
* reso planner multiutente: ogni utente ha i suoi appuntamenti
* il sistema di colorazione delle giornate creava errori quando si cambiava da supervisore ad altro utente: corretto
* nelle pagine "archivio appuntamenti" e "appuntamenti da rifissare" non erano visualizzati correttamente i nomi delle risorse per utenti diverso dal supervisore: corretto
* corretti problemi vari di visualizzazione appuntamenti per risorse, per utenti diversi dal Supervisore |
