La generazione di fatture elettroniche per la pubblica amministrazione
(funzionalità disponibile solo con PowerPack)

Cos'è la fatturazione elettronica

Dal 31 marzo 2015 è obbligatorio richiedere i pagamenti alla pubblica amministrazione tramite fatturazione elettronica ; non sono più accettate, infatti, fatture emesse o trasmesse in forma cartacea.

Il processo di creazione, verifica e invio della fatture elettroniche è descritto in un sito governativo dedicato, a questo link.

In particolare, le fatture vengono inoltrate alla PA attraverso un Sistema di Interscambio (SdI), che fa da tramite per il recapito di risposte di ricezione, errori, ecc.

Come funziona in breve

Il fornitore deve trasmettere alla PA le fatture in formato elettronico seguendo una procedura ben precisa:

1. Generazione del file elettronico della fattura in formato XML secondo gli standard previsti dalla normativa

2. Il file XML va firmato in digitale con firma XAdES-BES o con firma CAdES-BES (si deve quindi essere in possesso di un sistema di firma digitale conforme)

3. Il file firmato va inviato alla PA tramite il Sistema di Interscambio (SdI). Il sistema d'interscambio prevede 5 diverse modalità per l'invio dei documenti al sistema:
- Posta Elettronica Certificata (PEC)
- Invio via web
- Servizio SDICoop - Trasmissione
- Servizio SDIFTP
- Servizio SPCoop - Trasmissione
I primi due sistemi sono i più semplici. L'invio di fatturre elettroniche tramite PEC non richiede credenziali. I file FatturaPA e i file archivio devono essere spediti come allegato del messaggio di PEC all'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.
L'unico limite è la dimensione: il canale PEC, infatti, non garantisce il buon esito dell'operazione se la dimensione totale del messaggio supera i 30 MB. Usando la PEC si riceverà, direttamente sulla casella PEC da cui è stata effettuata la trasmissione, i file messaggio prodotti dal Sistema di Interscambio relativi all'invio.
Il sistema di invio tramite Web è disponibili tra gli strumenti messi a disposizione dal sito fatturapa.gov.it. Per accedere al servizio è necessario essere in possesso di credenziali Entratel o Fisconline o essere provvisti di Carta Nazionale dei Servizi (CNS) precedentemente abilitata ai servizi telematici dell'Agenzia delle Entrate. I limiti di dimensione sono, in questo caso, di 5 MB per file.
Una volta inviati i documenti al Sistema di Interscambio è possibile visualizzare, in ogni momento, lo stato del recapito attraverso l'applicazione Monitorare la FatturaPA disponibile tra gli strumenti del sito fatturapa.gov.it.

4. Le ricevute e le notifiche di ricezione/rifiuto delle fatture restituite dal SdI vanno gestite opportunamente: una volta inviate le fatture al Sistema di Interscambio (SdI) si innesca, infatti, tra quest’ultimo e l’amministrazione della PA destinataria della fattura, un meccanismo di invio di notifiche di ricezione/scarto/approvazione a vari livelli. E' fondamentale monitorare queste notifiche per verificare se la fattura elettronica inviata sia stata presa in considerazione da chi di dovere e, in caso negativo, capire se è necessario riemetterla o, in generale, stabilire come comportarsi.

Il file inviato viene sottoposto ad una serie di controlli dal SdI, tra cui: nomenclatura ed univocità del file trasmesso, integrità del documento, autenticità della firma, conformità del formato della fattura, validità dei dati contenuti nel file, univocità della fattura e la recapitabilità della stessa.

Se i controlli danno un esito negativo il SdI invia al trasmittente una notifica di scarto (“NS”); viceversa il SdI provvede alla trasmissione del documento alla PA destinataria. Se la trasmissione alla PA ha esito positivo viene inviata al trasmittente una ricevuta di consegna (“RC”).
Se, per problemi tecnici o di altra natura, il SdI non riesce a recapitare la fattura elettronica alla PA è possibile che al trasmittente vengano inviate le seguenti notifiche:
1) Notifica di mancata consegna (“MC”): il SdI ritenta l’invio per 10 giorni.
2) Impossibilità di recapito (“AT”): il SdI, se dopo 10 giorni di tentativi non riesce a recapitare la fattura, provvede ad inviare al trasmittente una attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito.

Anche la PA destinataria, una volta ricevuta la fattura, ha tempo 15 giorni per inviare al SdI una notifica di ricezione (“EC”) o di rifiuto (“SE”) della fattura. Se entro i 15 giorni la PA notifica l’avvenuta elaborazione della fattura al SdI, quest’ultimo provvede ad inviare al trasmittente una notifica di esito (“NE”) nella quale evidenzia la decisione della PA in merito all’accettazione o meno della fattura. Se invece, passati i 15 giorni, la PA non comunica nulla al SdI, quest’ultimo provvede ad inviare, sia al trasmittente che alla PA, una notifica di decorrenza dei termini (“DT”) che dichiara chiuso il processo relativo a quella fattura.

Cosa fa il software

Il modulo software di fatturazione elettronica Sarasoft è progettato per aiutare la compilazione delle fatture elettroniche:

1) importa i dati di fatturazione già contenuti nel gestionale (destinatario, dettaglio, pagamenti, ecc.)
2) permette la modifica dei dati per integrarli con le informazioni aggiuntive previste dalla normativa
3) esegue controlli preliminari sommari sulla validità dei dati inseriti
4) permette la generazione del file XML conforme alle specifiche della normativa
5) consente la visualizzazione in formato "leggibile" del file XML generato
6) permette di testare la completezza e correttezza del file XML prima dell'invio al SdI

Cosa non fa il software

1) non gestisce la firma digitale
2) non invia il file XML firmato al SdI
3) non gestisce le risposte fornite dal SdI
4) non gestisce la "conservazione sostitutiva"

Questi adempimenti, previsti dalla normativa, esulano dallo scopo del software, e dovranno essere gestiti opportunamente, ad esempio con il dispositivo fisico di firma elettronica, mediante l'uso di browser per l'invio al SdI, e di sistemi di generazione di PDF, compressione dati, ecc. per ottenere il pacchetto utile alla "conservazione sostitutiva" previsto dalla normativa.

Quali informazioni vengono incluse nel file XML

Tutte quelle obbligatorie previste dalla normativa, e alcune facoltative.

Nell'intestazione della fattura:
a) Dati Trasmissione
b) Cedente/prestatore
c) Cessionario/committente

Nel corpo della fattura:
a) Dati generali
b) Dati generali del documento
c) Dati della ritenuta
d) Dati del bollo
e) Dati della cassa previdenziale
f) Sconti e maggiorazioni (a corpo sul documento)
g) Dati degli ordini di acquisto
h) Dati dei ddt
i) Dati dei beni o servizi forniti (con, per ciascuno, gli eventuali sconti o maggiorazioni applicati)
j) Dati di riepilogo del documento (aliquote iva, ecc.)
k) Dettaglio dei pagamenti
l) Allegati

Importazione dei dati dai gestionali e conversione in fattura elettronica

Nei gestionali è previsto un pulsante "Esporta come fattura elettronica" (vedi schermata più in basso, di esempio, riferita a Titano), che fa in modo di riversare una fattura, con tutto il relativo dettaglio, nel modulo di fatturazione elettronica, dal quale si può poi generare un file XML conforme alla normativa.



N.B. bisogna tenere presente che i gestionali hanno un gestione delle fatture diversa e meno complessa rispetto a quella prevista dalla normativa sulla fatturazione elettronica, quindi molte voci previste per la fattura elettronica non sono presenti nei gestionali (ad esempio ritenute d'acconto, modalità di pagamento, date di inizio/fine periodo dei lavori, e altre ancora), per cui, una volta eseguita l'importazione dei dati del gestionale nel modulo di fatturazione elettronica, sarà comunque necessario intervenire manualmente sul modulo di fatturazione elettronica per verificare che tutti i campi obbligatori siano compilati opportunamente prima di generare l'XML ; viceversa questo potrebbe essere rifiutato dal Sistema di Interscambio, con relative perdite di tempo e correzioni da apportare.

Il modulo di fatturazione elettronica comunque esegue dei controlli preliminari e sommari sul contenuto della fattura prima di generare l'XML, e anche dopo l'importazione dei dati dal gestionale, e segnala all'utente anomalie, correzioni da apportare, o integrazioni necessarie.

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