E' frequente che molte ricevute e preventivi nel corso del tempo siano ripetitivi, tanto per servizi/prestazioni che per prodotti forniti. Per evitare di dover inserire ogni volta, in ciascuno di questi casi, gli stessi servizi e prodotti, con relativa perdita di tempo, è possibile sfruttare una comoda caratteristica di Aprile che consente di gestire i cosiddetti "modelli di documento".
Cosa sono i modelli di documento ?
Sono normali preventivi e ricevute, ciascuno dei quali è marcato però (vistando l'apposita casella nella scheda dei totali) come "modello" ; ad ogni modello va associata una breve descrizione a piacere (che potrebbe riepilogarne, ad esempio, il contenuto - ad esempio "colore+shampoo+piega+kit prodotti promo").
I modelli si inseriscono quindi solo una volta, la prima ; ogni volta che, successivamente, si dovrà creare un documento, anche per altro cliente, con contenuto analogo a quello del modello, si potrà scegliere dalla maschera di creazione del nuovo documento, il modello di riferimento:
come si vede dall'immagine, viene proposta a sinistra una griglia di selezione dei modelli, ordinati in ordine alfabetico per descrizione.
Una volta selezionato il modello (basta cliccare sul modello che interessa, oppure cliccare sul pulsante in basso "non usare nessun modello" se non interessa usare nessun modello) e confermato, ci si ritroverà il documento già precompilato con tutti i dati di prestazioni/servizi e prodotti presenti nel modello.
Il risparmio di tempo è ENORME.
Domande e risposte:
D: E se da quando ho inserito al modello ad oggi i prezzi fossero cambiati ?
R: Il nuovo documento, creato sulla base del modello che si è scelto, riporterà i prezzi aggiornati al listino attuale, tanto per le prestazioni/servizi che per i prodotti.
D: Come devo fare esattamente per creare un modello ?
R: Si sceglie un cliente > pulsante "nuovo" della sezione "documenti e attività" > si sceglie "preventivo" o "ricevuta" e si conferma > si compila il documento normalmente, indicando prestazioni/servizi e/o prodotti. Prima di registrare il documento, bisogna accertarsi di aver vistato, nella pagina "dati generali e totali", la casella "usa questo documento come modello" e di aver inserito una "descrizione modello" significativa.
D: Come devo fare esattamente per creare un documento basato su un modello ?
R: Si sceglie un cliente > pulsante "nuovo" della sezione "documenti e attività" > si sceglie "preventivo" o "ricevuta" > si sceglie dalla finestra laterale il modello che si desidera utilizzare e si conferma > ci si ritroverà il documento già precompilato con gli stessi dati del modello > aggiungere o modificare a piacere i dati, se necessario, e registrarlo.
D: Un documento generato da modello, posso usarlo come modello a sua volta ?
R: Si.
D: C'è distinzione tra modelli per preventivi e modelli per ricevute ?
R: No, non c'è distinzione: si può quindi creare un modello basato su un preventivo, e poi usarlo per precompilare una ricevuta, o viceversa.
D: Come fare in modo che un documento, marcato tempo fa e che non saprei più come rintracciare, non sia più considerato modello ?
R: Nella sezione clienti > pannello "Documenti e attività" > selezionare, dalla tendina in basso, il modello che si desidera > cliccare sul pulsante "vai.." > modificare il documento e togliere il segno di spunta da "usa questo documento come modello", quindi registrare
D: Come faccio a cambiare il nome (la descrizione associata) ad un modello?
R: Nella sezione clienti > pannello "Documenti e attività" > selezionare, dalla tendina in basso, il modello che si desidera > cliccare sul pulsante "vai.." > modificare il documento, cambiare la descrizione, quindi registrare
D: Se cancello un preventivo/ricevuta che avevo marcato con "usa come modello": a) perdo anche il modello? b) perdo anche i documenti generati usando quel modello?
R:
a) Si.
b) No. |