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Uno degli aspetti fondamentali della gestione di un negozio di parruccheria, centro estetico e centro benessere, è la fidelizzazione della clientela, tremite gli abbonamenti prepagati, le tessere a raccolta punti, ecc.
Nello specifico, Aprile permette di associare all'anagrafica di ogni cliente un numero potenzialmente illimitato di tessere:
1) a raccolta punti (ogni euro di spesa produce l'accumulo di un certo valore in punti sulla tessera - il rapporto tra euro e valore in punti è definibile nelle opzioni del programma - al raggiungimento di certe soglie il cliente potrà usufruire di servizi, prodotti o sconti, detraendo un numero di punti a nostro piacere dal totale accumulato)
2) a scalare per prestazioni (è il tipo di tessera dei clienti che acquistano in abbonamento pacchetti prepagati a prezzo scontato di prestazioni anche di tipo diverso - ogni prestazione fornita produrrà il decremento di una unità dalla tessera, fino al raggiungimento dello zero)
3) a scalare per importo (è il tipo di tessera dei clienti che acquistano in abbonamento pacchetti prepagati di un certo importo di prestazioni anche di tipo diverso - ogni prestazione fornita produrrà il decremento di un certo importo dalla tessera, fino al raggiungimento dello zero)
4) a sconto percentuale (è il tipo di tessera più semplice, e utilizzandola imposta automaticamente nella ricevuta una percentuale di sconto sul totale complessivo del documento)
5) a credito percentuale (una certa percentuale dell'importo speso dal cliente viene sommata al credito della tessera ; l'importo cumulato potrà poi essere utilizzato dal cliente per usufruire di prestazioni o prodotti ; la percentuale può essere impostata a piacere per ciascuna tessera)
Associare una nuova tessera ad un cliente
1) menù principale > clienti e ricevute > selezionare il cliente che interessa
2) nella sezione in basso "Fidelity", premere "Nuovo", e inserire i dati generali della tessera, quindi, se si tratta di una tessera a scalare, nella pagina "storico", indicare il credito iniziale, infine registrare.
Se la tessera ha una scadenza in termini temporali (ad esempio il 31 dicembre dell'anno in corso), indicarne la data: arrivati alla scadenza la tessera verrà invalidata, mantenendone comunque tutto lo storico ; tutti i dati ad essa associati saranno conservati, dunque, per consultazione, ma la tessera non sarà più proposta al momento di registrare un documento di vendita.
Lo storico delle tessere
Quando si registra una nuova ricevuta, dopo aver inserito il dettaglio di prestazioni e prodotti, si deve avere l'accortezza di indicare la tessera di riferimento.
1) se si seleziona una tessera a raccolta punti sarà calcolato, in base a quanto definito nelle "opzioni" di Aprile, il numero di punti corrispondente all'importo del documento, considerando come base di calcolo la somma di prestazioni e prodotti.
2) se si seleziona una tessera a scalare per prestazioni, verrà calcolato il numero delle prestazioni previste dalla tessera, e l'importo relativo sarà computato come "sconto" nel documento.
N.B. qualora il credito non fosse sufficiente, la tessera andrebbe in negativo. Per ragioni pratiche non è possibile evitare la cosa via software, dal momento che la tessera potrebbe prevedere più prestazioni diverse e il programma dovrebbe poter discriminare l'una dall'altra, selezionando l'una oppure l'altra in modo da restare "dentro" il credito. Essendo la cosa potenzialmente sia complessa da gestire, ma soprattutto rara a verificarsi, abbiamo preferito non implementare nessun meccanismo di controllo/gestione di questa situazione. Qualora accadesse di avere un documento che produca un saldo negativo della tessera, si abbia semplicemente l'accortezza di registrare le sole prestazioni sufficienti ad azzerare il credito residuo in un documento, emettendo poi un secondo documento con le prestazioni eccedenti il credito, che a quel punto saranno saldate separatamente dal cliente.
3) se si seleziona una tessera a scalare per importo, verrà calcolato l'importo delle prestazioni previste dalla tessera, e tale importo sarà computato come "sconto" nel documento, sempre che il credito residuo della tessera sia sufficiente.
N.B. qualora il documento dovesse contenere anche prestazioni che non facessero parte di quanto compreso nell'abbonamento, oppure il credito non risultasse sufficiente, l' "avanzo" non sarà compreso nel computo del totale da scalare dalla tessera.
Potrebbe esserci dunque un saldo attivo in euro in ricevuta, che il cliente dovrà saldare.
4) se si seleziona una tessera a sconto percentuale, sarà applicato al documento nel suo complesso (quindi sulla somma di prestazioni+prodotti) lo sconto di cui alla tessera.
5)
se si seleziona una tessera a credito percentuale, una percentuale dell'importo speso dal cliente (calcolato sulla somma di prestazioni+prodotti) sarà messo a disposizione al cliente come credito futuro.
Tutti i documenti e movimenti (crediti, debiti, punti, ecc.) che coinvolgono le tessere vengono registrati in uno storico associato ad ogni tessera, con data, riferimenti al documento di vendita ed eventuali note.
1) per le tessere a raccolta punti lo storico conterrà, data per data, i punti accumulati dal cliente contestualmente alla fruizione delle prestazioni.
2 e 3) per le tessere a scalare (per prestazioni o per importo) lo storico registrerà, oltre al credito iniziale, i vari debiti (in numero o in importo), corrispondenti ciascuno alla fruizione delle prestazioni professionali previste dalla tessera.
4) per le tessere a sconto percentuale, lo storico registrerà, alla voce "crediti" gli sconti (in euro) ottenuti volta per volta dal cliente in seguito all'utilizzo della tessera.
5) per le tessere a credito percentuale, lo storico registrerà, alla voce "crediti" il credito (in euro) ottenuto volta per volta dal cliente in seguito all'utilizzo della tessera.
Premi e omaggi al cliente (tessere a raccolta punti)
In caso di tessere a raccolta punti, quando la tessera arriva ad una determinata soglia e si desidera fornire una prestazione omaggio o un prodotto in regalo al cliente, scalando dalla tessera un tot di punti corrispondenti all'omaggio:
1) cliccare sul nome del cliente
2) cliccare in basso, nella sezione "Fidelity", sulla tessera a raccolta punti che interessa
3) premere "dettaglio e storico"
4) si apre la finestra che riepiloga lo storico della
tessera
5) premere "nuovo"
6) inserire nella casellina "a debito" il numero di punti da scalare, eventualmente completando la registrazione con una breve descrizione nelle note (ad esempio "piega omaggio")
7) premere quindi invio per confermare
Fare in modo che le tessere siano selettive rispetto alle prestazioni (tessere a scalare)
Per le tessera a scalare (per prestazioni o per importo) è possibile specificare nella casella "Prestazioni da scalare" le prestazioni che si desidera vengano considerate valide al fine del conteggio del credito o del numero delle prestazioni fornite.
Ci sono 3 possibilità:
1) se si lascia vuota la casella "Prestazioni da scalare", tutte le prestazioni verranno considerate valide.
2) se si specifica una stringa seguita da un asterisco, verranno considerate valide le prestazioni che conterranno all'interno della descrizione tale stringa.
Ad esempio specificando "PIEGA*", verranno considerate valide le prestazioni "PIEGA" e "TAGLIO+PIEGA", in quanto entrambe contengono nella descrizione la parola "PIEGA"
3) se si specifica una stringa senza asterisco, verranno considerate valide le prestazioni con descrizione identica alla stringa.
Ad esempio specificando "PIEGA", verrà considerata valida la prestazione "PIEGA" (anche se compare più volte, nel tariffario, con prezzi diversi), ma non la prestazione "PIEGA+TAGLIO".
N.B. Si possono specificare anche più prestazioni diverse, separandole con una barra "/".
Ad esempio, specificando "PIEGA/COLORE*/SOLE*" saranno considerate valide le prestazioni "PIEGA", "COLORE+TAGLIO+PIEGA", "COLPI DI SOLE", ecc. ma non le prestazioni "TAGLIO", "PERMANENTE", ecc.
Estratto conto di una tessera
Sempre nella sezione "Fidelity", col pulsante "Situazione tessere" si può
ottenere un riepilogo della situazione di crediti, debiti e saldi, per ogni cliente titolare di tessera, per ciascun tipo di tessera (a punteggio, a scalare per prestazioni, a scalare per importo, a sconto percentuale) e per periodo (tutti i movimenti, un mese, un anno, ecc.) eventualmente escludendo le tessere già scadute o annullate.
Ricalcolo crediti/debiti e azzeramento punti
Dal menù principale di Aprile > Utilità, si può procedere al ricalcolo dei crediti/debiti/saldi per tutte le tessere e all'azzeramento, per le sole tessere a raccolta punti, dei punti accumulati (utile se ad esempio si impone la scadenza dei punti ad una certa data - tipicamente a fine anno - e il ricominciare del conteggio) - i punti accumulati non saranno cancellati ; sarà invece registrato in storico un movimento di azzeramento del saldo. L'azzeramento è consentito al solo utente Supervisore, per ragioni di sicurezza.
Indicare una tessera come "preferita"
Per ciascun cliente, una delle tessere/abbonamenti in lista può essere marcata come "preferita".
La tessera "preferita" sarà sempre proposta automaticamente al momento di creare una nuova ricevuta, evitando di doverla selezionare manualmente.
Selezionare un cliente quindi, nella sezione "Fidelity", selezionare la tessera che interessa, premere il pulsante "Preferito" > "imposta come preferito l'abbonamento selezionato".
Solo una delle tessere in lista può essere la "preferita", chiaramente, quindi il selezionarne una elimina automaticamente l'eventuale selezione precedente di un'altra.
Per annullare l'impostazione della tessera preferita premere il pulsante "Preferito" > "nessun preferito"
La scadenza delle tessere
Ogni volta che si avvia Aprile (sul server, se si utilizza in rete), il programma fa un controllo delle tessere, e marca automaticamente come annullate quelle che hanno superato loro data di scadenza (preimpostata nella scheda della tessera, ad esempio il 31 dicembre in caso di tessera annuale) oppure, per le tessere a scalare, quelle che hanno esaurito il loro credito.
Le tessere annullate non sono più disponibili da quel momento nel computo delle prestazioni nelle ricevute.
Se il cliente ha rilasciato il consenso ai sensi della legge per la privacy all'invio di sms, contestualmente all'annullamento gli viene inviato un sms che lo informa della cosa insieme alla motivazione (esaurimento del credito o superamento della data di scadenza della tessera).
20 giorni prima della scadenza naturale della tessera, inoltre, gli viene inviato un sms di preavviso.
Posso personalizzare i testi degli sms di avviso/preavviso ?
Si, dal menù principale > opzioni > impostazioni di Aprile > pagina "fidelity".
Come e dove inserire i premi/bonus di cui usufruiscono i clienti
I premi o bonus vanno inseriti nello storico della tessera (sotto l'elenco clienti, pannello "Fidelity", pulsante "Dettagli e storico"
1) per le tessere a raccolta punti - si inseriranno i punti scalati in corrispondenza della fornitura del bonus o premio - se si vorrà fare una ricevuta per giustificare lo scarico di un prodotto o la fornitura di una prestazione, la si farà con importo zero, impostando uno sconto pari all'importo della ricevuta stessa
2) le tessere a scalare per prestazioni, le tessere a scalare per importo, e le tessere sconto, non prevedono la fornitura di bonus o premi
3) le tessere a credito percentuale danno all'utente un credito utilizzabile per usufruire di prestazioni o prodotti ; quando il cliente vorrà usufruire di tale importo, l'importo dovrà essere registrato "a debito" nello storico della tessera ; lo stesso importo dovrà anche essere indicato manualmente nel campo sconto a valore dell'eventuale ricevuta che si farà a giustificazione della fornitura del servizio o dei prodotti.
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